Surat Penawaran untuk E-Proc Tidak Perlu Ditandatangani

Pagi ini sedikit kesal dengan panitia pengadaan barang/jasa salah satu Satker yang ngotot menggugurkan penawaran dari penyedia barang/jasa.
Alasan pengguguran tersebut adalah:

1. Pada contoh surat penawaran (Bentuk Surat Penawaran) tertulis nama perusahaan, dibawahnya disediakan tempat untuk menulis nama dan jabatan yang mengajukan penawaran. Antara nama perusahaan dan nama/jabatan penawar ada ruang untuk tandatangan, yang harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau oleh penerima kuasa dari direktur walaupun bukan tandatangan basah dan tidak distempel
2. Mengacu lampiran Perka LKPP Nomor 1 Tahun 2011, huruf V, angka 2, huruf d, angka 5), Surat Penawaran ditandatangani secara elektronik oleh pemimpian/direktur perusahaan atau penerima kuasa dari direktur utama yang nama penerima kuasanya tercantum dalam akta pendirian atau perubahannya, atau kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik atau pejabat yang menurut perjanjian kerjasama adalah yang berhak mewakili perusahaan yang bekerjasama.
   Panitia sudah memeriksa secara SEKSAMA (kurang kalimat “dan dalam tempo jang sesingkat-singkatnya kaleee…) tanda tangan elektronik pada surat penawaran saudara dengan menggunakan sistem elektronik yaitu meng-click dokumen/sign (?), namun tidak ditemukan adanya tandatangan elektronik yang dimaksud (harus pakai kaca pembesar atau mikroskop kali yah…). Oleh karena tidak ditemukan tanda tangan elektronik tersebut Panitia Pengadaan mengambil keputusan bahwa dokumen penawaran saudara tidak lengkap dan tidak sah sehingga dinyatakan GUGUR EVALUASI ADMINISTRASI dan tidak dilanjutkan pada evaluasi teknis.

Kalau ada panitia seperti ini, seharusnya ikut pelatihan ulang untuk E-Procurement…

Perpres Nomor 54 Tahun 2010,  Perka LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering, Perka LKPP Nomor 5 Tahun 2011 tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik, dan Petunjuk Penggunaan Apendo sudah amat sangat jelas menyampaikan bahwa:

1. Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 54 Tahun 2010, Pasal 134 Ayat 2 menyebutkan “Ketentuan lebih lanjut mengenai teknis operasional tentang Daftar Hitam, pengadaan secara elektronik, dan sertifikasi keahlian Pengadaan Barang/Jasa, diatur oleh Kepala LKPP paling lambat 3 (tiga) bulan sejak Peraturan Presiden ini ditetapkan.”
2. Peraturan Kepala (Perka) LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering, point V, 2, d, 4, menyebutkan “Surat Penawaran dan/atau surat lain bagian dari dokumen penawaran dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini tidak memerlukan tanda tangan basah dan stempel sehingga penyedia barang/jasa tidak perlu mengunggah (upload) hasil pemindaian dokumen asli, kecuali surat lain yang memerlukan tandatangani basah dari pihak lain, contoh: surat dukungan bank, surat keterangan fiskal (tax clearance).”
   Hal ini secara jelas menyebutkan bahwa surat penawaran tidak perlu ditandatangani secara basah dan tidak perlu distempel.
3. Apabila panitia login pada aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dan mengklik pada link Apendo, akan terlihat seperti gambar dibawah:
   Nah, lihat pada fungsi Apendo LPSE yang ke 3, yaitu “Memastikan bahwa pengirim dokumen adalah penyedia yang bersangkutan dengan menyertakan IDENTITAS DIGITAL di dalam dokumen penawaran.
   Jadi, walaupun dicari dalam surat penawaran pakai super mikroskop-pun tidak akan ketemu yang namanya tandatangan digital. Tandatangan yang di scan juga bukan tandatangan digital karena yang discan adalah keseluruhan suratnya bukan sekedar tandatangannya.
   Untuk penjelasan lebih lanjut bagaimana bentuk identitas digital pada Apendo Peserta dapat disini dan untuk melihat dari sisi panitia dapat dilihat disini
4. Khusus untuk evaluasi administrasi pada lelang elektronik, dimuat pada Perka LKPP Nomor 5 Tahun 2011.
   Berdasarkan Standard Bidding Document Jasa Lainnya Pascakualifikasi yang merupakan bagian dari Perka LKPP Nomor 5 Tahun 2011 tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik, Bab III Instruksi Kepada Peserta (IKP), E, 27.11, b, 2 menyebutkan bahwa surat penawaran memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1. jangka waktu berlakunya surat penawaran tidak kurang dari waktu yang ditetapkan dalam LDP;
2. jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang ditetapkan dalam LDP; dan
3. bertanggal.

Hal ini menegaskan bahwa tandatangan pada surat penawaran bukan menjadi pemenuhan ketentuan surat penawaran untuk lelang secara elektronik dan apabila tidak ditandatangani maka tidak dapat digugurkan pada tahap evaluasi administrasi.
Pesan saya kepada panitia pengadaan barang/jasa, kalau lain kali ada pelatihan E-Proc, mohon jangan tidur dan perhatikan setiap penjelasan Instruktur.
Kalau pelatihannya dilaksanakan di Bali, jangan cuman nitip absen kemudian pergi jalan-jalan disepanjang Kuta atau ke pasar Sukawati.

Ingat bahwa apabila lelang dilaksanakan secara elektronik (E-Proc), maka Surat Penawaran tidak wajib ditandatangani. Apabila ada penyedia yang tidak menandatangani maka tidak boleh digugurkan.